Як усе встигнути і не збожеволіти?

Консультанти з особистої ефективності та психологи довели, що нашому розуму потрібні списки справ. Коли ми по пунктах розписуємо, що треба зробити, тягар незавершених задач вже не здається таким жахливим.

Якщо ваш щоденний графік і поштова скринька хоч трохи схожі на мої, вам знайоме це почуття безпорадності від величезної кількості справ, які навалюються майже одночасно.

У цій ситуації книга Девіда Алана "Як впоратися зі справами" – просто безцінна. Світовий бестселер розповідає про унікальну методику управління часом, яку миттєво охрестили "новою релігією доби інформаційних технологій".

Суть системи GTD (Getting Things Done) полягає у правильному плануванні справ, які необхідно виконати. Девід Алан розробив цю методику, коли працював із бізнесменами, допомагаючи їм знайти час для речей, які вони справді хотіли би зробити.

Через десять років після першої публікації книги в 2001 році наукові дослідження підтвердили правильність методів її автора і продемонстрували, чому його методика так популярна і ефективна.

В основі методики GTD – детальне записування усього, що ви маєте зробити. Розум таким чином звільняється від необхідності запам'ятовувати задачі і концентрується на їхньому виконанні. Це, на перший погляд, просте завдання насправді є чимось більшим, ніж просто систематизацією задач або списком справ. Система Девіда Алана схожа на список справ, як бенгальський тигр – на кошеня.

"Ефективний список справ", у розумінні пана Алана, - це система з трьох складових. У першу частину списку ви заносите справи, які треба виконати в певний день і про які можна до того часу забути.

Друга частина – це список поточних завдань із конкретним алгоритмом виконання.

І третя складова – це "картотека" із 43 папок із нагадуванням про речі, які треба зробити в майбутньому – по одній на кожен день із наступних 31 і ще по одній на кожен місяць впродовж наступного року.

Поточний список справ – особливий. Поруч із кожним завданням вам треба визначити наступний конкретний крок у його виконанні. Настільки конкретний, що ви маєте відірватися від стільця і реально щось зробити.

Ця проста ідея дивним чином допомагає подолати інертність і прокрастинацію (схильність відкладати справи на потім). Як приклад - оберіть прямо зараз якусь справу зі списку, яку ви не можете завершити вже певний час, і переформулюйте її так, щоби вона перетворилася на цілком конкретну дію, яку можна зробити негайно.

Візьміть якусь необхідну, але нудну справу, яку вам геть не хочеться робити, приміром, "полагодити огорожу в саду".

Це завдання можна переформулювати так: "подзвонити Маркусу і запитати, де він замовляв свій паркан". Або краще додати ще деталей: "набрати 2 626 81 19 і запитати в Маркуса, хто робив йому паркан".

Розбиваючи кожне завдання на окремі кроки, ви перетворюєте справи на прості речі, які можна зробити фізично, або на якийсь час спокійно забути про них, бо вони зафіксовані в картотеці.

Кожен день ви відкриваєте відповідну папку і або перетворюєте завдання на конкретні дії, або відкладаєте його в іншу папку на майбутнє. Автор методики наполягає на фанатичному дотриманні цих правил. Необхідність запам'ятовувати справи і стежити за їхнім виконанням перекладається на систему, а ваш розум звільняється від цього тягаря.

Утім, виникає питання, що кажуть наукові дослідження про ефективність цього методу. Дослідники Рой Баумайстер та І. Дж. Масікампо з Університету штату Флориди звернулися до відомого явища в психології, яке отримало назву "ефект Зейгарник" від імені радянської дослідниці, яка його відкрила. Ефект полягає у схильності нашого розуму зациклюватися на незавершених завданнях, але швидко забувати ті, що ми вже виконали.

Побачити, як працює цей ефект, можна, наприклад, у ресторані чи барі – ви добре пам'ятаєте, скільки напоїв замовили, але вмить забуваєте, коли їх випили.

"Ефект Зейгарник" можна також перевірити таким чином: спробуйте оцінити, наскільки незавершене завдання перешкоджає виконанню поточної справи.

Дослідники Баумайстер і Maсікампо <bold><link type="page"><caption> виявили</caption><url href="http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed?term=Consider%20it%20done%21%20Plan%20making%20can%20eliminate%20the%20cognitive%20effects%20of%20unfulfilled%20goals" platform="highweb"/></link></bold>, що після того, як учасникам експерименту не дали закінчити перше завдання під час розминки, їм було важче знайти творче рішення у наступній задачі. Незавершена справа "зависала" в їхній активній пам'яті.

Далі науковці зробили цікаву річ: вони дозволили деяким випробуваним запланувати завершення першого завдання, але не дозволили закінчити його відразу. Як і можна було передбачити, ті, хто заніс завдання у список справ, більше не відволікалися на думки про нього.

Отже, ключова ідея методики GTD – у тому, що можливості нашої уваги обмежені. У кожний момент часу ми здатні утримувати в голові лише обмежену кількість інформації.

Картотека та система нагадування, розроблені Девідом Аланом, дозволяють звільнити частину уваги, яка постійно концентрується на необхідних справах.

Якщо ми не можемо позбутися цих речей, виконавши їх, Девід Алан і психологи пропонують занести їх у список справ і розробити гарний план того, як і коли їх виконати. Сам процес планування справи дозволяє не зациклюватися на ній тепер і спокійно повернутися до неї пізніше.

Для зручності планування існують чимало електронних програм і додатків для мобільних пристроїв.

<italic>Прочитати <bold><link type="page"><caption> оригінал</caption><url href="http://www.bbc.com/future/story/20130129-the-psychology-of-the-to-do-list" platform="highweb"/></link></bold> цієї статті англійською мовою ви можете на сайті <bold><link type="page"><caption> BBC Capital</caption><url href="http://www.bbc.com/future" platform="highweb"/></link></bold>.</italic>